Un proyecto para el desarrollo e implementación de una herramienta para el seguimiento de la ejecución de los contratos administrativos de la Universidad Internacional de Andalucía se alza con el Premio a las Buenas Prácticas de Gestión, en su modalidad grupal. Un reconocimiento que, por primera vez, la institución ha convocado, a iniciativa del Vicerrectorado de Calidad, Igualdad y Responsabilidad Social, con el objetivo de contribuir a la mejora continua y la eficiencia en el servicio a los ciudadanos por parte de la institución.
SEContratos, como se ha bautizado esta aplicación, es fruto del trabajo conjunto de Roberto Francisco Arroyo Moreno (Área TIC), María José Gómez Carrizosa, María de los Ángeles Martos García y Alfonso Jesús Romero Sánchez-Guerra (Área de Contratación). Su implantación ha permitido un avance para garantizar que los contratos administrativos formalizados por la universidad se ejecuten de forma eficaz, legal y trazable.
Esta iniciativa surge como respuesta a un reto constante para las instituciones públicas, como es la gestión eficiente de la fase de ejecución de los contratos administrativos. Algo que, según los responsables, se agudiza “especialmente en entornos universitarios, donde la diversidad de servicios contratados y la multiplicidad de unidades implicadas dificultan el seguimiento adecuado”.
Con ello, SEContratos ha permitido una actualización en los procedimientos internos, corrigiendo debilidades existentes a través de la automatización de procesos clave, a la vez que refuerza los mecanismos de control interno. Así, esta solución, basada en Power Automate y SharePoint, ha ofrecido mejoras sustanciales en aspectos como el control efectivo de plazos, la eliminación de redundancias y reducción de errores, la gestión documental electrónica o la integración contable, mejorando la coherencia y el control financiero.
En concreto, esta herramienta proporciona a los diferentes responsables de contratos una guía automatizada que indica cuándo y cómo deben intervenir en cada fase del proceso. Permite automatizar tareas clave, controlar plazos, generar documentos normalizados y validar facturas con mayor seguridad, al ofrecer acceso directo a la información esencial del expediente y facilitar la verificación de la coherencia presupuestaria antes de emitir la conformidad.
Además, en SEContratos los responsables de contratos pueden consultar de forma estructurada y actualizada el estado de tramitación de los expedientes, lo que les permite anticipar necesidades, planificar con mayor precisión y mejorar la coordinación entre áreas, sin necesidad de conocimientos técnicos especializados.
Buenas Prácticas del PTGAS
El Premio a las Buenas Prácticas de Gestión del PTGAS pretende reconocer la excelencia del trabajo del personal de la Universidad Internacional de Andalucía que haya destacado por su dedicación en la innovación y calidad de los servicios prestados. Dotado con 1.500 euros, este reconocimiento se ha convocado este año por primera vez, con dos modalidades: premio individual y premio colectivo.
Junto a SEContratos, ha sido premiado el proyecto de optimización de procesos de captación y conversión de estudiantes mediante la implementación de un CRM (software de gestión de relaciones con clientes), presentado por Marta Segura Herrero. Una innovación dentro del área de marketing, orientado a optimizar la atracción, seguimiento y conversión de estudiantes potenciales, mejorando la eficiencia, la experiencia del usuario y el posicionamiento de la Universidad Internacional de Andalucía en el entorno educativo.
